上海2021年4月2日 /美通社/ -- 近兩年，我國大力推行電子發(fā)票，使用電子發(fā)票，既可以減少企業(yè)成本、又易于消費者保存，也有利于稅務(wù)部門規(guī)范管理，是一件利國利民的好事，但在具體實行過程中，卻遭遇許多“吐槽”。許多相關(guān)財務(wù)工作人員表示，電子專票的實施并沒有節(jié)約紙張，反而讓企業(yè)大量使用紙張打印；既要打印出來裝訂成憑證，又要買移動硬盤來保存電子檔，十分繁瑣；且部分公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)陳舊，不具備電子檔案的承接能力，難以在更新系統(tǒng)和手動留存電子版中間選擇。元年云提出：要根本上解決這些問題，只有加強單位信息化建設(shè)，及時升級會計核算系統(tǒng)，實施并完善電子檔案管理，確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。

一、電子會計檔案政策4大重點解讀

電子發(fā)票只是電子會計憑證報銷入賬的其中一種文件類型，早在2020年3月23日，財政部就指出以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證，同時強調(diào)了元數(shù)據(jù)的接收、讀取、使用和管理。

1. 電子檔案管理系統(tǒng)歸檔重點

電子會計憑證經(jīng)查驗合法、真實

由費控報銷系統(tǒng)/會計核算系統(tǒng)完成驗真工作；歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)后，確保其生命狀態(tài)為已歸檔且不可被修改。

電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn)

費控報銷系統(tǒng)/會計核算系統(tǒng)/電子檔案管理系統(tǒng)都要做到，在電子檔案管理系統(tǒng)要確保歸檔后的電子會計憑證的安全性，任何針對電子會計憑證的修改都有日志記錄以便追蹤審計。

會計核算系統(tǒng)輸出的電子會計憑證格式應(yīng)為PDF、PDF/A或者OFD【參見GB/T 18894-2016 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》】。

2. 電子檔案元數(shù)據(jù)管理的重要性

特別強調(diào)了電子會計憑證的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)的管理對電子會計憑證的真實性、完整性、安全性以及審計追蹤等至關(guān)重要，因此必須要建立電子會計檔案的元數(shù)據(jù)規(guī)范。

3. 電子會計憑證歸檔要求

存檔范圍：包括不限于業(yè)務(wù)單據(jù)、電子發(fā)票/財政電子票據(jù)/電子客票/電子行程單/電子海關(guān)專用繳款書/銀行電子回單等

存檔格式：電子會計憑證必須獲取到發(fā)票的PDF或者OFD原件，紙質(zhì)打印件/掃描件是不符合規(guī)范要求的。

存在哪里：電子會計憑證在財務(wù)記賬使用過程當(dāng)中，可以保存到財務(wù)系統(tǒng)對應(yīng)的報銷單據(jù)或者記賬憑證對應(yīng)的文件存儲鏈接上；但如果統(tǒng)一結(jié)賬歸檔形成電子檔案的，則應(yīng)通過獨立于財務(wù)核算系統(tǒng)之外的電子檔案管理系統(tǒng)來支撐。

4. 歸檔范圍及保管期限

歸檔范圍包含：內(nèi)生文件和外來文件。

內(nèi)生文件：記賬憑證、業(yè)務(wù)單據(jù)、會計賬簿、財務(wù)報告、業(yè)務(wù)合同、其他會計資料等。

外來文件：電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等。

定期保管期限的（10年和30年），電子會計憑證可以僅以電子形式存檔，無須留存紙檔。

二、電子會計檔案信息化勢在必行

在發(fā)票電子數(shù)據(jù)保存方面，財政部指出以電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，應(yīng)當(dāng)同時保存打印該紙質(zhì)件的電子發(fā)票，并建立電子會計憑證與相關(guān)聯(lián)會計檔案的檢索關(guān)系。

但企業(yè)如果沒有建立檔案管理系統(tǒng)，實施起來有很大難度，電子發(fā)票本身是分散在公司每個報銷人員的手上，別人報銷都是用打印件，但財務(wù)要求把電子文檔在報銷同時報送，也是麻煩事。一方面根據(jù)報銷憑證號收集整理這些電子文檔費時耗力，另一方面建立索引更是工作量巨大，所以現(xiàn)狀基本是很少企業(yè)做到完全規(guī)范。

三、元年云電子會計檔案全流程管理

元年云電子會計檔案管理方案，覆蓋檔案全生命周期，包括檔案采集、歸檔、保管、查閱、盤點、移交、銷毀等環(huán)節(jié)。

檔案元數(shù)據(jù)涵蓋發(fā)票、審批單據(jù)、合同、銀行回單、記賬憑證、會計報告等，全面滿足國家規(guī)定與企業(yè)管理需求。

1、檔案采集：自動智能采集，加速無紙化

電子發(fā)票無需打印報銷，憑證無需打印，無需根據(jù)憑證號進行排序后歸檔。

與各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、各大銀行、稅務(wù)系統(tǒng)打通，直接將企業(yè)內(nèi)外部檔案數(shù)據(jù)采集到元年云電子檔案系統(tǒng)中，并且建立關(guān)聯(lián)，并對會計資料分類存儲、智能關(guān)聯(lián)。

2、檔案歸檔：自動歸檔，多維度標(biāo)簽追溯

電子檔案系統(tǒng)可保證電子憑證在完整、合規(guī)的前提下進行自動歸檔；可根據(jù)憑證的內(nèi)容：類型、摘要、金額、部門、公司等條件來配置所需檢查完整性的憑證，并滿足公司后續(xù)不同的查閱需求。

3、檔案保管：電子存檔，節(jié)省企業(yè)存放空間

電子檔案系統(tǒng)可在規(guī)定保管期限內(nèi)，自動將電子原始憑證及記賬憑證、會計報告等電子檔案保存在云服務(wù)器指定存放路徑中，也可批量下載存放至企業(yè)的物理服務(wù)器中，無需檔案室、檔案柜等存放空間，相比紙質(zhì)存檔，大量節(jié)省保管成本。

4、檔案查閱：一鍵查詢借閱，對應(yīng)憑證不迷路

使用電子會計憑證、發(fā)票、回單、業(yè)務(wù)單據(jù)全部電子化存儲，利用系統(tǒng)索引建立關(guān)聯(lián)，保存完整的業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系，提供多維度的檢索條件，快速查到憑證，并可以在憑證展示頁面直接查看報銷單、發(fā)票、銀行回單等原始資料。節(jié)省了查找時間和人力，提高了內(nèi)外部審計等相關(guān)工作體驗。

5、檔案盤點：庫房管理，定期盤點檔案狀態(tài)

系統(tǒng)提供庫房信息維護，庫房信息與組織架構(gòu)綁定，歸檔入庫時關(guān)聯(lián)在線電子檔案信息；可按組織定期盤點電子檔案存放狀態(tài)和保管期限，發(fā)生損壞及丟失及時處理，到期可進行銷毀處理。

層級：庫-室-柜-行/列（格） 狀態(tài)：正常、損壞、丟失     

6、檔案移交：預(yù)歸檔管理，在線移交建檔

電子文件是伴隨著業(yè)務(wù)陸續(xù)產(chǎn)生的，在歸檔前需要通過文檔中心進行科學(xué)管理、合規(guī)應(yīng)用和共享協(xié)同。預(yù)歸檔管理，將檔案收集業(yè)務(wù)前置到日常辦公環(huán)節(jié)，既能保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性又實現(xiàn)了文檔業(yè)務(wù)連貫性。在管理過程中不斷完善元數(shù)據(jù)信息，待需歸檔時可直接發(fā)起移交，移交過程中進行檔案真實性、安全性、可用性、完整性入庫四性檢測。

7、檔案銷毀：明確權(quán)責(zé)，優(yōu)化管理職能

系統(tǒng)可根據(jù)前期設(shè)置的各類檔案保管期限，對即將到期檔案進行自動提醒。檔案管理員可提交銷毀鑒定申請，通過審批流明確相關(guān)責(zé)任人，審批通過后可進行檔案銷毀，并自動生成銷毀臺賬。

四、元年云電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用場景

1. 快速接入企業(yè)自有系統(tǒng)，形成集約化管理

電子檔案的核心是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分為：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包含單據(jù)、發(fā)票、銀行回單、憑證；原始數(shù)據(jù)包含文件、影像，比如原始紙質(zhì)發(fā)票形成的電子影像文件，或銀行PDF回單。

元年云提供開放平臺的快速接入能力，與企業(yè)各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、OA、CRM）、銀行系統(tǒng)（如中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、工商銀行、建設(shè)銀行、招商銀行）、財務(wù)系統(tǒng)（如金蝶、SAP），稅務(wù)系統(tǒng)（如發(fā)票認證系統(tǒng)）等打通，將企業(yè)內(nèi)外部檔案數(shù)據(jù)采集到元年云電子檔案系統(tǒng)中，建立關(guān)聯(lián)，并且對會計資料分類存儲、智能關(guān)聯(lián)。

2. 使用元年云平臺，形成一體化電子檔案管理

企業(yè)依賴檔案日常管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)用到元年云相關(guān)，如費用報銷，采購，項目管理等，天然形成一體化電子檔案管理。有了前置業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源的沉淀，轉(zhuǎn)成在線化的一個電子檔案的數(shù)據(jù)。

由此支撐外部審計調(diào)閱，內(nèi)部銷售或采購部門在線快速查閱歷史合同、發(fā)票等資料，既保障了數(shù)據(jù)的真實、有效、透明，又節(jié)省了財務(wù)整理采集檔案的工作量，也減輕了企業(yè)保管檔案的成本。